Jouw privacy is voor ACT4life B.V. van groot belang. Wij houden ons aan de relevante wet- en regelgeving over privacy, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat wij:
- onze doeleinden duidelijk vastleggen voordat wij persoonsgegevens verwerken, onder andere via deze privacyverklaring;
- zo min mogelijk persoonsgegevens verwerken en alleen gegevens verwerken die nodig zijn voor onze doeleinden;
- toestemming vragen voor de verwerking van persoonsgegevens wanneer toestemming verplicht is;
- passende beveiligingsmaatregelen treffen om persoonsgegevens te beschermen;
- deze verplichtingen ook opleggen aan partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken;
- jouw rechten respecteren, zoals het recht op inzage, correctie of verwijdering van persoonsgegevens.
In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens ACT4life verwerkt, waarom wij dat doen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten je hebt. Als je vragen hebt of wilt weten welke gegevens wij van jou verwerken, kun je contact opnemen met ACT4life.
Voor welke doeleinden verwerken wij jouw persoonsgegevens?
Wij verwerken jouw persoonsgegevens om onze diensten te kunnen leveren, onze bedrijfsvoering goed te laten verlopen en te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Jouw gegevens worden uitsluitend verwerkt voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, tenzij wij een wettelijke grondslag hebben om de gegevens voor een ander doel te gebruiken of hiervoor jouw toestemming hebben verkregen.
Specifieke doeleinden voor het verwerken van persoonsgegevens zijn onder andere:
- het uitvoeren van onze overeenkomst met jou, waaronder het verzorgen van opleidingen, trainingen, evenementen en andere activiteiten;
- het factureren van onze diensten en het verwerken van betalingen;
- het behandelen van vragen, klachten of geschillen;
- het verrichten van statistisch of kwaliteitsgericht onderzoek ten behoeve van het ontwikkelen van nieuwe en het verbeteren van bestaande diensten;
- het onderhouden van contact met deelnemers, klanten, relaties en geïnteresseerden;
- de uitvoering van onze bedrijfsvoering en het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
- het beheren en beveiligen van onze informatiesystemen, websites en online diensten;
- het beschermen van deelnemers, medewerkers, bezoekers, gebouwen, eigendommen en andere gerechtvaardigde belangen van ACT4life.
Gebruik van onze diensten
Wanneer je gebruik maakt van onze diensten, verwerken wij persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van onze dienstverlening. Afhankelijk van de dienst waarvan je gebruik maakt, kunnen wij onder andere de volgende persoonsgegevens verwerken:
- naam- en contactgegevens;
- organisatie- en functiegegevens;
- factuur-, betaal- en administratieve gegevens;
- gegevens over deelname aan opleidingen, trainingen, evenementen en andere activiteiten, waaronder aanwezigheids-, voortgangs- en certificeringsgegevens;
- gegevens die nodig zijn voor accreditatie of nascholingsregistratie;
- dieetwensen die je vrijwillig aan ons verstrekt in het kader van een opleiding, training of evenement;
- gegevens met betrekking tot informatieaanvragen, nieuwsbriefinschrijvingen, downloads, evaluaties, klachten of andere contactmomenten;
- technische gegevens die noodzakelijk zijn voor het gebruik van onze websites en online diensten, zoals IP-adressen en cookiegegevens.
Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor zij zijn verzameld.
Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld, tenzij wij wettelijk verplicht zijn gegevens langer te bewaren.
In het algemeen hanteren wij de volgende bewaartermijnen:
- Administratieve en fiscale gegevens, zoals facturen, betalingen en financiële administratie, bewaren wij gedurende de wettelijke bewaartermijn. In de meeste gevallen is dat 7 jaar. Wanneer een langere wettelijke termijn geldt, hanteren wij die langere termijn.
- Deelnemersgegevens bewaren wij tot 2 jaar na afronding van de betreffende opleiding, training of activiteit, tenzij de gegevens vallen onder certificering, accreditatie, klachtenafhandeling of financiële administratie.
- Gegevens met betrekking tot certificering, gevolgde opleidingen en accreditaties bewaren wij voor onbepaalde tijd. Dit stelt ons in staat om afgegeven certificaten, opleidingshistorie en accreditaties te verifiëren en contact te onderhouden met ons professionele netwerk van oud-deelnemers.
- Wanneer er een formele klacht wordt ingediend via onze klachtenregeling, registreren wij de gegevens die noodzakelijk zijn om de klacht zorgvuldig te behandelen. Het klachtendossier bewaren wij gedurende 2 jaar, gerekend vanaf de datum van definitieve afhandeling.
- Algemene correspondentie, zoals persoonlijke vragen of praktische situaties die je met ons deelt via e-mail, bewaren wij niet langer dan noodzakelijk. In beginsel verwijderen wij deze gegevens uiterlijk binnen 1 tot 2 jaar na afronding van de betreffende training, opleiding of activiteit.
- Gegevens van de aankoop van losse artikelen of materialen bewaren wij voor zover nodig voor de uitvoering van de bestelling en voor onze fiscale administratie.
Wanneer persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, worden deze verwijderd of geanonimiseerd.
Wie heeft toegang tot jouw persoonsgegevens?
Alleen medewerkers en personen die namens ACT4life werkzaamheden uitvoeren, hebben toegang tot persoonsgegevens voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden.
ACT4life kan persoonsgegevens delen met partijen die ons ondersteunen bij onze dienstverlening, zoals administratieve dienstverleners, boekhoudkundige dienstverleners, leveranciers van e-mail- en nieuwsbrievensoftware, website- en hostingpartijen, betalingsverwerkers, opleidingslocaties, cateraars en partijen die betrokken zijn bij certificering of accreditatie.
Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat, bijvoorbeeld omdat dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou, om te voldoen aan een wettelijke verplichting of omdat ACT4life een gerechtvaardigd belang heeft.
Met partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken, sluiten wij waar nodig een verwerkersovereenkomst. Daarin maken wij afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en zorgvuldig gebruik van persoonsgegevens.
ACT4life verkoopt jouw persoonsgegevens niet aan derden.
Contactformulier
Via het contactformulier op onze website kun je contact met ons opnemen of een vraag stellen. Hiervoor verwerken wij de gegevens die je zelf aan ons verstrekt, zoals je naam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van je bericht.
Wij gebruiken deze gegevens om je vraag te beantwoorden en contact met je te onderhouden. Wij bewaren deze gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de afhandeling van je vraag of verzoek.
Website en cookies
ACT4life houdt statistieken bij over het gebruik van haar websites. Dit doen wij om inzicht te krijgen in het bezoekersgedrag en om onze informatievoorziening, gebruiksvriendelijkheid en dienstverlening te verbeteren.
Hiervoor maken wij gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die bij een bezoek aan onze website worden opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone.
Wij gebruiken alleen de volgende soorten cookies:
- Functionele cookies. Deze zijn technisch noodzakelijk om de website goed te laten werken en jouw voorkeuren te onthouden.
- Analytische cookies. Hiermee meten wij het algemene websitegebruik, zoals welke pagina’s worden bezocht en hoe bezoekers onze website gebruiken. Wij richten deze cookies zo privacyvriendelijk mogelijk in. Waar mogelijk worden IP-adressen geanonimiseerd en worden gegevens niet gebruikt om individuele bezoekers te identificeren.
Wij maken geen gebruik van marketing- of trackingcookies om jouw surfgedrag te volgen of om persoonlijke profielen op te bouwen.
Wanneer wij cookies gebruiken waarvoor toestemming nodig is, vragen wij hiervoor vooraf jouw toestemming. Je kunt cookies uitschakelen of verwijderen via de instellingen van je browser. Houd er rekening mee dat bepaalde onderdelen van de website dan mogelijk minder goed werken.
E-mailcommunicatie via MailBlue
Voor communicatie rondom onze trainingen, opleidingen, evenementen, nascholingen, materialen en nieuwsbrieven maken wij gebruik van MailBlue.
Wij sturen geen ongevraagde marketingmails. Je ontvangt van ons alleen e-mails wanneer daar een geldige reden voor is, bijvoorbeeld omdat je deelnemer bent aan een training, iets bij ons hebt aangevraagd of gekocht, of je hebt aangemeld voor een nieuwsbrief of interesselijst.
Wij maken onderscheid tussen:
- Functionele e-mails. Als je deelneemt aan een opleiding, training of evenement, ontvang je e-mails die nodig zijn voor jouw deelname. Denk aan praktische informatie over lesdagen, wijzigingen, voorbereiding, evaluaties of het toesturen van studiemateriaal.
- Nieuwsbrieven en updates. Als je je actief hebt aangemeld voor een nieuwsbrief, interesselijst, masterclass, download of andere informatievoorziening, gebruiken wij je naam en e-mailadres om je hierover te informeren.
Je kunt je op ieder gewenst moment uitschrijven voor nieuwsbrieven en updates via de afmeldlink onderaan iedere e-mail. Na uitschrijving worden jouw gegevens geblokkeerd voor verdere verzending van die specifieke nieuwsbrief of mailing, tenzij wij jouw gegevens nog nodig hebben voor een ander doel, zoals deelname aan een training, uitvoering van een overeenkomst of wettelijke administratie.
Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang of onrechtmatig gebruik.
Wanneer derden toegang hebben tot persoonsgegevens, worden zij verplicht zorgvuldig en vertrouwelijk met deze gegevens om te gaan. Persoonsgegevens zijn alleen toegankelijk voor personen die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun werkzaamheden.
Om jouw privacy te beschermen, nemen wij onder andere de volgende maatregelen:
- toegang tot persoonsgegevens wordt afgeschermd met gebruikersnaam en wachtwoord;
- waar mogelijk maken wij gebruik van beveiligde verbindingen;
- wij beperken toegang tot persoonsgegevens tot personen die deze gegevens nodig hebben;
- wij maken afspraken met partijen die persoonsgegevens namens ons verwerken.
Wijzigingen in deze privacyverklaring
ACT4life kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer ontwikkelingen in wetgeving, dienstverlening of onze organisatie daarom vragen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar via onze website.
Jouw rechten
Als je vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van jou verwerken, kun je contact met ons opnemen.
Je hebt als betrokkene de volgende rechten:
- het recht op uitleg over welke persoonsgegevens wij verwerken en wat wij daarmee doen;
- het recht op inzage in de persoonsgegevens die wij van jou verwerken;
- het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;
- het recht om persoonsgegevens te laten verwijderen wanneer daarvoor geen wettelijke grondslag meer bestaat;
- het recht om toestemming in te trekken wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd;
- het recht om de verwerking van persoonsgegevens te laten beperken;
- het recht om bezwaar te maken tegen een bepaalde verwerking;
- het recht op overdraagbaarheid van gegevens, voor zover dit wettelijk van toepassing is.
Wij reageren in principe binnen één maand op jouw verzoek. Deze termijn kan worden verlengd wanneer dat nodig is vanwege de complexiteit van het verzoek of het aantal verzoeken. Als wij de termijn verlengen, laten wij je dat weten.
Klachten
Als je een klacht hebt over de manier waarop ACT4life met jouw persoonsgegevens omgaat, kun je contact met ons opnemen via teamflow@act4life.nl. Wij nemen iedere klacht serieus en zullen deze intern behandelen.
Als je vindt dat wij je niet op de juiste manier helpen, heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.
Contactgegevens
ACT4life B.V.
Willemsplein 2
6811 KA Arnhem
E-mailadres: teamflow@act4life.nl
KvK-nummer: 95154043
BTW-nummer: NL8670.22.395.B.01
